5 idées reçues sur la gestion documentaire externalisée

En termes de gestion documentaire externalisée et d’archivage, beaucoup de fausses vérités persistent dans l’esprit du grand public. Insécurité, inaccessibilité et perte de données arrivent en pôle des craintes les plus souvent exprimées. Elles ne reposent pourtant que sur peu de fondements et résultent la plupart du temps d’un manque de connaissance sur le métier (conséquence directe d’un manque de communication des spécialistes de l’archivage sur leurs pratiques). Voici un florilège des contrevérités les plus souvent rencontrées.

1.Un tiers-archiveur se contente uniquement de la conservation de mes données : FAUX

En réalité, la conservation ne constitue qu’une étape d’un processus de gestion documentaire complet. Après avoir collecté votre fonds documentaire, votre prestataire se charge d’inventorier vos documents et  d’assurer la traçabilité de l’ensemble de vos conteneurs, avant de les conserver dans ses sites de conservation. Ensuite, il vous donne accès aux éléments conservés, sous format physique ou encore numérique, afin que vous puissiez continuer d’exploiter vos informations externalisées. En fonction du prestataire choisi, vous pouvez accéder plus ou moins rapidement à vos documents (nous en reparlerons dans le point 3). L’entreprise que vous aurez choisie devra savoir se muer en un vrai partenaire dans votre gestion documentaire, capable de conserver en toute sécurité vos archives dites « dormantes » mais aussi vous permettre une accessibilité et une réactivité dans le cadre de vos besoins et de votre circuit documentaire.

2.L’externalisation de ma gestion documentaire nécessitera une intervention informatique lourde au sein de mon SI : FAUX

Pas nécessairement. En fonction du partenaire choisi, vous pourrez accéder à vos données, visualiser les inventaires de vos fonds d’archives, effectuer des demandes de recherches ou encore planifier des réintégrations, directement à partir d’un Espace Client mis à votre disposition via internet. Ce dernier peut être gratuit ou être proposé en option par certains spécialistes de la gestion documentaire. Certaines sociétés d’archivage ont encore recours à des installations « en dur » dans le parc informatique de leurs clients et se confrontent inévitablement à un manque d’agilité et de souplesse au cours de la vie du projet. Le cloud, encore mal maîtrisé dans le secteur, est de ce fait rarement utilisé.

3.Lorsque j’externalise mes archives, je mets du temps pour accéder à mes données : FAUX

C’est probablement l’idée reçue la plus persistante dans le milieu. Il faut savoir que beaucoup d’entreprises et organisations (si ce n’est la majorité) souhaitent externaliser la conservation de leurs données, tout en les exploitants rapidement. Bien évidemment, il faut un délai incompressible mais limité pour que les dites données soient restituées au client et celui-ci est soigneusement rapporté sur le contrat. Dans le meilleur des cas, vous pouvez disposer de vos données (documents physiques) en 24 heures. Un délai considérablement réduit si vous choisissez de recevoir une copie sous format numérique (certains prestataires sont capables de les fournir en moins de 4 heures). Le nombre de sites de conservation du prestataire, ainsi que sa proximité géographique avec vos locaux sont  des avantages pour une accessibilité accrue.

4.Une fois mes archives externalisées, elles sont structurellement figées et il n’est plus possible d’apporter des modifications : FAUX

Ce serait bien dommage pour la vie de votre patrimoine documentaire n’est-ce pas ? Bien heureusement, cela est faux et c’est justement une des nombreuses différences existantes entre un expert de la gestion documentaire qui dispose d’une véritable expertise dans son domaine et un spécialiste du stockage. Les archives que vous créez et externalisez peuvent être amenées à évoluer au cours de leur vie. L’exemple parfait est celui des dossiers de prêt externalisés par les banques : le dossier principal contiendra l’ensemble des pièces justificatives (pièces d’identité, contrat hypothécaire…). Par la suite viendront naturellement s’ajouter de nouveaux documents importants comme les contrats de mariage ou autres avenants, indispensables à la complétude du dossier. Les banques clientes enverront ces compléments à leur prestataire archiveur, chaque fois que le besoin se présentera et sans complication particulière. Certains prestataires proposent même la numérisation du dossier complet (contenant l’ensemble des pièces reçues sur une période choisie) pour mettre à disposition un seul et même fichier numérique et exploitable par le client.

5.En externalisant mes données chez un prestataire, je mets forcément en danger leur confidentialité : FAUX

Encore une idée reçue extrêmement coriace qui a refroidit plus d’un décideur lorsqu’il a fallu trancher sur la question de la gestion documentaire externalisée… c’est pourtant tout l’inverse ! En réalité, l’intégrité physique de vos documents, leur sécurité et leur confidentialité sont la plupart du temps accrus lorsque vous optez pour l’externalisation. Les prestataires archiveurs disposent en effet de moyens et de dispositifs réfléchis pour sécuriser les accès et la sécurité des informations du client. Leurs sites de conservation répondent à des normes précises (comme la norme NF Z40-350, par exemple) et leur système d’informations se conforme à des règles strictes d’usage que présentent notamment la norme ISO 27001. Autre point important en termes de confidentialité : les effectifs des experts de la gestion de documentaire sont naturellement soumis à des obligations de confidentialité très encadrées. Tous ces éléments pris en compte, beaucoup d’entreprises et organisations admettent volontiers que le risque d’actes de malveillance est plus fort lorsque l’information est conservée en interne (locaux inadaptés à la conservation, contrôle des accès insuffisant, personnel non formé et sensibilisé à la gestion documentaire…).

De quoi tordre le cou de ces idées reçues qui ne reflètent ni le métier de la gestion documentaire ni les conséquences d’un processus d’externalisation des données pour les clients. Certaines organisations hésiteront tout de même avant de se lancer pour des raisons de politiques internes ou simplement par peur de l’inconnu. Mais devant l’explosion de la production de données que connait le monde d’aujourd’hui et les besoins inhérents qui en découlent, la gestion documentaire externalisée s’avère de plus en plus évidente au sein des entreprises modernes.