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Bon à savoir pour une bonne mise en place d’un système d’archivage

Le recours à un tiers archiveur s’impose souvent comme une alternative intéressante pour l’archivage, qui pour rappel est une des obligations légales de toute entreprise.

Les avantages de recourir à un tiers archiveur

À l’instar de la saisie de données comme sur http://www.saisie.fr/saisie-1-saisie-donnees.html, l’archivage est une tâche chronophage et fastidieuse que l’entreprise a tout intérêt à déléguer à une entreprise externe. Et pour cause, la délégation de cette tâche annexe à un tiers archiveur apporte un lot d’avantages significatifs dont notamment :

D’autre part, le tiers archiveur déleste l’entreprise de la numérisation et de la transmission des archives aux services habilités qui en font la demande. De plus, il prend aussi en charge les éventuelles migrations de formats et supports des archives électroniques afin d’assurer leur accès et leur conservation à long terme.

Par conséquent, grâce à ses compétences organisationnelles et archivistiques, le recours à entreprise spécialisée dans l’archivage constitue une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise. Dans un contexte où le numérique fait partie intégrante du fonctionnement de la grande majorité des entreprises, le tiers archiveur joue un véritable rôle de catalyseur entre les différents services responsables de la réception et de la transmission des documents « engageants ». Pour cela, il collabore avec les informaticiens afin d’établir une interface entre le système d’archivage électronique et les applications métiers génératrices d’archives.

Se poser les bonnes questions pour avoir un bon système d’archivage

Avant toute chose, il est important de faire la différence entre le simple stockage et l’archivage. L’archivage tel qu’imposé par la loi requiert en amont un audit documentaire ainsi que la définition d’une politique d’archivage précisant le type de documents à conserver, leur cycle de vie et les modalités d’accès. Suite à cela, il faudra veiller à :

Autrement dit, dans le cadre de la mise en place d’un système d’archivage pertinent, il est judicieux de déterminer préalablement :

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