Bon à savoir pour une bonne mise en place d’un système d’archivage
Le recours à un tiers archiveur s’impose souvent comme une alternative intéressante pour l’archivage, qui pour rappel est une des obligations légales de toute entreprise.
Les avantages de recourir à un tiers archiveur
À l’instar de la saisie de données comme sur http://www.saisie.fr/saisie-1-saisie-donnees.html, l’archivage est une tâche chronophage et fastidieuse que l’entreprise a tout intérêt à déléguer à une entreprise externe. Et pour cause, la délégation de cette tâche annexe à un tiers archiveur apporte un lot d’avantages significatifs dont notamment :
- un gain de temps considérable permettant à l’entreprise de mieux se concentrer sur ses activités principales
- la garantie d’un archivage et d’une indexation impeccables pour une consultation facile et ordonnée des archives.
D’autre part, le tiers archiveur déleste l’entreprise de la numérisation et de la transmission des archives aux services habilités qui en font la demande. De plus, il prend aussi en charge les éventuelles migrations de formats et supports des archives électroniques afin d’assurer leur accès et leur conservation à long terme.
Par conséquent, grâce à ses compétences organisationnelles et archivistiques, le recours à entreprise spécialisée dans l’archivage constitue une réelle valeur ajoutée pour l’entreprise. Dans un contexte où le numérique fait partie intégrante du fonctionnement de la grande majorité des entreprises, le tiers archiveur joue un véritable rôle de catalyseur entre les différents services responsables de la réception et de la transmission des documents « engageants ». Pour cela, il collabore avec les informaticiens afin d’établir une interface entre le système d’archivage électronique et les applications métiers génératrices d’archives.
Se poser les bonnes questions pour avoir un bon système d’archivage
Avant toute chose, il est important de faire la différence entre le simple stockage et l’archivage. L’archivage tel qu’imposé par la loi requiert en amont un audit documentaire ainsi que la définition d’une politique d’archivage précisant le type de documents à conserver, leur cycle de vie et les modalités d’accès. Suite à cela, il faudra veiller à :
- archiver les documents papiers dans des entrepôts sécurisés et à les transporter au besoin dans des véhicules sécurisés.
- archiver les documents numériques sur des serveurs sécurisés et à les transférer via des réseaux convenablement dimensionnés.
- mettre à disposition des solutions de gestion unifiées d’archives hybrides, c’est-à-dire papiers et numériques.
Autrement dit, dans le cadre de la mise en place d’un système d’archivage pertinent, il est judicieux de déterminer préalablement :
- les documents à archiver, leur support et leur durée de vie
- les moyens à mettre en œuvre pour un archivage sécurisé et pérenne
- les mesures à prendre dans le cadre d’une numérisation de documents
- les meilleurs moyens d’exploitation des archives et leur destination
- les spécificités par service et les moyens de mise en œuvre de la dématérialisation des processus.
