Expérience

Depuis sa création en 1982, ARCHIVECO a su développer son expertise auprès de nombreuses entreprises faisant face à diverses problématiques en termes de gestion documentaire.

Forts de nos années 33 années d’expérience, nous avons pu développer des prestations sur mesure, adaptées à vos besoins et à vos attentes.

Confrontés à différentes problématiques et organisations, nous savons par expérience que la mise en place d’un processus de gestion documentaire n’est pas une procédure standardisée, commune à toutes les structures d’entreprises. Au contraire, chaque projet comporte ses spécificités qui sont propres à votre organisation et à votre activité. C’est pourquoi notre démarche et nos solutions de gestion documentaire se basent sur vos besoins.

Nous vous proposons des prestations d’archivage adaptées et centrées sur vos attentes, présentes et futures. Plus qu’un service, c’est une véritable valeur ajoutée pour votre entreprise, vous offrant un accès rapide à l’information recherchée, une pérennité et une sécurité assurées concernant la préservation des documents clés de votre entreprise.

ARCHIVECO vous accompagne donc tout au long de votre projet de gestion documentaire, en vous proposant des solutions d’archivage professionnel adaptées à vos besoins.

Savoir-faire

En plus de 30 ans, ARCHIVECO a pu développer son expertise et ses prestations auprès de plus de 5 000 entreprises.

Forts de ces années d’expérience, nous avons décidé de créer et de développer en interne nos propres logiciels de gestion d’archives. Ainsi, nous pouvons vous proposer des prestations au plus près de vos besoins et correspondant à vos attentes.

Nous avons mis en place un Espace Client dédié pour vous offrir un accès 24h/24 à votre fonds documentaire. Cet outil vous permet également d’effectuer directement vos demandes en ligne pour pouvoir gérer vous-même vos archives tout en vous donnant la possibilité d’avoir des statistiques précises sur les mouvements, par exemple. Un outil multitâches grâce auquel votre gestion documentaire se fait de manière rapide et sécurisée.

Etant propriétaire de la quasti intégralité de nos 27 sites de conservation,  nous vous offrons une réponse rapide à vos besoins, peu importe votre situation géographique. Nous installons ainsi avec nos clients une relation de proximité, qui est un facteur clé de la réussite de nos projets communs.

L’entreprise suit de très près l’évolution du marché afin d’être toujours plus à votre écoute et ainsi vous proposer un panel élargi de prestations, allant de la conservation de vos archives papier, en passant par la sauvegarde de vos supports informatiques ou audiovidéos, jusqu’à la dématérialisation.

Réactivité et qualité de service

Au cours de la mise en place de nos différentes prestations et dès la première prise de contact, nous mettons à votre service :

  • 60% du personnel dédiés à la gestion des archives
  • Nos équipes qui vous garantissent la livraison de vos documents dans un délai standard de 24 à 48h – en choisissant la livraison numérique ce délai est réduit et vous permet d’avoir accès à vos informations dans la demi-journée
  • Notre Système d’Information, développé par nos propres services, il nous permet de maîtriser et de concevoir l’ensemble des fonctionnalités proposées. Nous sommes donc en mesure de répondre à des demandes spécifiques et d’adapter rapidement cet outil pour vous offrir une prestation sur mesure
  • Notre pôle numérisation qui développe des solutions autour de votre organisation et de vos besoins
  • Nos 27 sites de conservation couvrant l’ensemble du territoire national. Nos responsables régionaux, proches de vous, sont donc à votre entière disposition pour vous conseiller rapidement et efficacement
  • Une politique qualité engagée et mesurable avec des indicateurs pertinents,  sources d’amélioration permanente.

Pour effectuer des prestations de haut vol, ARCHIVECO prend en considération les évolutions du marché afin de proposer des services toujours plus adaptés. Nous sommes également très à l’écoute de nos clients et nous procédons à des enquêtes de satisfaction annuelles, afin de cerner de nouvelles attentes/nouveaux besoins inhérents à l’évolution de votre activité.

Traçabilité et sécurité

Votre activité nécessite une interaction perpétuelle au sein de votre personnel ou avec des tiers (clients, fournisseurs…). La plupart du temps, cela se concrétise par une création de document, avec des degrés d’importance plus ou moins élevés.

Vous devez donc être en mesure de pouvoir disposer de vos documents sans délai. La dématérialisation apporte une réponse concrète à ce besoin en ajoutant au support physique initial, une version numérique consultable à tout moment via votre Espace Client. Elle permet donc un gain de temps non négligeable et réduit considérablement le risque de perte d’un document. Cependant, pour des raisons qui vous sont propres, vous souhaitez parfois archiver vos supports physiques sans procéder à une dématérialisation. Dans ce cas, la traçabilité des documents revêt une importance capitale.

bannière sécurité

Pour répondre à ce besoin, ARCHIVECO s’est muni d’outils et de solutions permettant de gérer et tracer l’ensemble des processus de suivi de vos archives, dès leur prise en main. Soucieux de vous fournir un accès rapide aux informations liées à vos archives, l’ensemble des flux internes et externes sont assurés par un système de codification et de code-barres, ce qui permet par ailleurs d’agir en toute confidentialité.

Tout l’historique de ces mouvements est consultable sur votre Espace Client sécurisé. Le logiciel ARCHIVECO vous permet par exemple de connaître en temps réel le volume d’archives conservé, l’état des mouvements, le contrôle des habilitations et le suivi des destructions. Il permet également d’effectuer de nombreuses statistiques relatives à votre fonds documentaire.

Aussi, pour simplifier le processus, nous avons créé le logiciel ECOTIQUETTE® : un service spécifique d’ARCHIVECO accessible depuis l’Espace Client vous permettant la saisie directe des inventaires d’unités d’archives, depuis vos locaux. Par la suite, ce logiciel permet d’éditer des étiquettes spécifiques comprenant les éléments que vous avez saisis pour la gestion de ces unités d’archives dans vos locaux tout d’abord, puis chez ARCHIVECO, après leur transfert physique (Code Client, libellé, numéro d’ordre…) par simple lecture optique du code-barres indiqué.

Nous nous efforçons donc de tout mettre en œuvre afin de vous offrir une traçabilité parfaite de l’activité autour de vos archives, tout en sécurisant au mieux leur accès.

La sécurité de vos archives est votre priorité, c’est aussi la nôtre. Ainsi, nos 27 sites de conservation d’archives respectent la norme NF Z40-350 et font l’objet de contrôles réguliers afin de garantir une sécurité optimale des lieux.

ARCHIVECO dispose de locaux spécialement équipés pour la conservation de supports sensibles tels que :

  • Les sauvegardes informatiques
  • Les microformes
  • Les supports audiovisuels
  • Les documents papier sensibles (archives historiques, documents confidentiels,…)

En plus des installations de sécurité et des procédures de confidentialité présentes sur tous les sites de conservation d’ARCHIVECO, nos locaux bénéficient d’une ambiance thermique maitrisée qui préserve les supports sensibles des problèmes atmosphériques (chocs thermiques et hygrométriques). Bien sûr, chaque accès aux entrepôts est contrôlé de manière rigoureuse.