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Traçabilité et sécurité

Votre activité nécessite une interaction perpétuelle au sein de votre personnel ou avec des tiers (clients, fournisseurs…). La plupart du temps, cela se concrétise par une création de document, avec des degrés d’importance plus ou moins élevés.

Vous devez donc être en mesure de pouvoir disposer de vos documents sans délai. La dématérialisation apporte une réponse concrète à ce besoin en ajoutant au support physique initial, une version numérique consultable à tout moment via votre Espace Client. Elle permet donc un gain de temps non négligeable et réduit considérablement le risque de perte d’un document. Cependant, pour des raisons qui vous sont propres, vous souhaitez parfois archiver vos supports physiques sans procéder à une dématérialisation. Dans ce cas, la traçabilité des documents revêt une importance capitale.

bannière sécurité

Pour répondre à ce besoin, ARCHIVECO s’est muni d’outils et de solutions permettant de gérer et tracer l’ensemble des processus de suivi de vos archives, dès leur prise en main. Soucieux de vous fournir un accès rapide aux informations liées à vos archives, l’ensemble des flux internes et externes sont assurés par un système de codification et de code-barres, ce qui permet par ailleurs d’agir en toute confidentialité.

Tout l’historique de ces mouvements est consultable sur votre Espace Client sécurisé. Le logiciel ARCHIVECO vous permet par exemple de connaître en temps réel le volume d’archives conservé, l’état des mouvements, le contrôle des habilitations et le suivi des destructions. Il permet également d’effectuer de nombreuses statistiques relatives à votre fonds documentaire.

Aussi, pour simplifier le processus, nous avons créé le logiciel ECOTIQUETTE® : un service spécifique d’ARCHIVECO accessible depuis l’Espace Client vous permettant la saisie directe des inventaires d’unités d’archives, depuis vos locaux. Par la suite, ce logiciel permet d’éditer des étiquettes spécifiques comprenant les éléments que vous avez saisis pour la gestion de ces unités d’archives dans vos locaux tout d’abord, puis chez ARCHIVECO, après leur transfert physique (Code Client, libellé, numéro d’ordre…) par simple lecture optique du code-barres indiqué.

Nous nous efforçons donc de tout mettre en œuvre afin de vous offrir une traçabilité parfaite de l’activité autour de vos archives, tout en sécurisant au mieux leur accès.

La sécurité de vos archives est votre priorité, c’est aussi la nôtre. Ainsi, nos 27 sites de conservation d’archives respectent la norme NF Z40-350 et font l’objet de contrôles réguliers afin de garantir une sécurité optimale des lieux.

ARCHIVECO dispose de locaux spécialement équipés pour la conservation de supports sensibles tels que :

En plus des installations de sécurité et des procédures de confidentialité présentes sur tous les sites de conservation d’ARCHIVECO, nos locaux bénéficient d’une ambiance thermique maitrisée qui préserve les supports sensibles des problèmes atmosphériques (chocs thermiques et hygrométriques). Bien sûr, chaque accès aux entrepôts est contrôlé de manière rigoureuse.

NOTRE EXPERTISE

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LES CHIFFRES CLÉS DE L’ARCHIVAGE PHYSIQUE ARCHIVECO

  • 2 500 000 de mètres linéaires d’archives conservées
  • 98,22 % de nos clients sont satisfaits
  • + de 250 000 de supports informatiques et audiovisuels conservés
  • + de 5000 d’entreprises clientes
  • 27 sites de conservation sécurisés
  • + de 30 ans d’expérience
  • 24 millions d’euros de chiffre d’affaires
  • 100 000 documents numérisés et indexés quotidiennement
  • + de 120 000 plans numérisés par an tous formats
  • + de 300 000m2 de surface de conservation totale 
EN SAVOIR +
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