Locaux d’entreprise : faites de la place pour vos économies

Au sein d’une société, une gestion documentaire d’entreprise gérée en interne prend une place prépondérante dans la bonne santé de la structure. Maîtrisée, elle permet en effet une transmission rapide de l’information entre utilisateurs, une confidentialité des données (la plupart du temps), ainsi qu’une proximité avec son fonds documentaire, archivé dans les locaux de l’entreprise. Au vu de ces différents arguments, beaucoup font donc le choix de se priver de l’externalisation des flux documentaires, estimant effectuer ainsi des économies. Mais sur le plan comptable, qu’en est-il vraiment ?

Anticiper ou se rattraper : à vous de choisir

Des armoires pleines à craquer dans des bureaux de plus en plus étroits, des boites d’archive à perte de vue stockées dans des salles qui n’étaient pas prévues à cet effet… le cycle de vie d’un document qu’il soit physique ou numérique, n’est pas toujours réfléchi de la meilleure des manières. Pourtant prévisible, la gestion documentaire d’entreprise nécessite la prise en compte de différentes dimensions :

• Légales : en fonction de sa nature, un document doit être conservé durant une durée légale de conservation définie par la loi. Les services de comptabilité, par exemple, seront tenus de conserver le Compte Annuel de la société pendant une période de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice (article L.123-22 du code de commerce).
• Matérielles : pour des raisons évidentes, au sein d’une même entreprise, chacun des collaborateurs ne doit pas avoir accès à l’ensemble des documents qui sont produits en interne. Or, toutes les sociétés ne disposent pas des ressources nécessaires à la conservation de données (sensibles ou non) au sein de leurs locaux. Elles se confrontent alors à des problèmes de confidentialité corollaires et risquent, de surcroît, des pertes de documents pouvant être extrêmement préjudiciables pour une entreprise.
• Techniques : Dans le prolongement de la dimension matérielle, les acteurs concernés doivent également faire face à des limites techniques. En effet, une mauvaise accessibilité des données induit naturellement une perte de temps dans la recherche, qui s’allonge considérablement lorsqu’il s’agit de documents physiques. Elle ralentit également l’échange des informations entre services d’une même structure, freinant ainsi la productivité de l’entreprise.

Dans le meilleur des mondes, l’ensemble de ces éléments est correctement maîtrisé et offre aux organisations une gestion de flux de données, leur permettant de se passer d’une aide externe. Dans la réalité, la plupart des entreprises et administrations n’assimile pas suffisamment tôt les enjeux de la gestion documentaire et se lance à la quête du temps perdu et d’un gain d’espace dans leurs locaux (une aventure souvent risquée lorsqu’elles s’y prennent seules).

Gain d’espace en locaux d’entreprise et économies

Au-delà des jours et heures gaspillés par des recherches d’information (parfois infructueuses), les structures manquent également une réalisation d’économies non négligeables en se privant d’une externalisation de leurs flux documentaires. Prenons l’exemple des sociétés implantées dans la capitale : en prenant en compte le coût moyen au mètre carré de la ville de Paris, une trentaine d’armoires pleines coûte approximativement 11500 euros chaque année à l’entreprise. En faisant appel à un expert de l’archivage, la gestion et la conservation de ses archives lui coûterait entre 2000 et 3000, en fonction de la qualité de service et des prestations choisies, soit une économie annuelle pouvant atteindre 9500 euros. Autre exemple : une société lyonnaise qui débourse en moyenne 5000 euros chaque année pour la même quantité d’archives conservées en interne, pourrait voir ce budget diviser par deux en faisant appel à un tiers-archiveur qualifié.

Des économies financières donc, mais pas seulement. En se détachant de ses archives et de la gestion de ses flux documentaires, l’entreprise s’offre également un gain d’espace des locaux considérable lui permettant d’augmenter sa productivité par mètre carré. Se recentrant ainsi sur leur cœur de métier, les sociétés allouent cet espace devenu libre à des tâches plus ROI friendly. Cette énumération d’économies en tout genre ne serait pas complète sans citer le gain de temps sous-jacent d’une gestion documentaire d’entreprise externalisée. Finies les heures perdues lors de la recherche, la transmission et la réintégration des documents archivés dans l’obscure salle d’archives du sous-sol… l’utilisateur/chercheur peut cette fois effectuer une simple demande de recherche et recevoir l’information sous forme électronique ou physique.

Attention tout de même, cette course effrénée aux économies ne doit pas se faire au détriment de la confidentialité des informations et de l’accessibilité aux données ! Dans cette infographie, nous traitons des différents éléments à prendre en compte avant de choisir – correctement – une société d’archivage. Devant la surproduction des données au sein des entreprises et collectivités, il devient de plus en plus difficile de gérer seul ses flux documentaires. S’en sortiront les structures qui auront donc correctement anticipé ce besoin inéluctable, ou celles qui auront su s’accompagner des bons partenaires leur permettant un gain d’espace dans leurs locaux quasi-assuré.