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    Archivage Électronique

    Gérer l’intégrité et la pérennité de vos documents

    Tout savoir sur l'expertise

    L’évolution du cadre légal favorise la génération de documents numériques

    La loi El Khomri démocratise le bulletin de paye électronique, la loi Macron généralise les factures dématérialisées, le règlement européen eIDAS promeut les services de confiance dont la signature électronique…

    De plus l’essor de la « numérisation fidèle » incite les entreprises à mettre en place un processus sécurisé. Conformément à la norme NF Z 42-026, il est indispensable de pérenniser les copies numériques dans un Système d’Archivage Électronique à vocation probatoire.

    Face à cette dématérialisation croissante des documents engageants, il devient impératif de s’équiper d’un réceptacle sécurisé qui assure pérennité et intégrité, tout au long de leur durée de conversation.

    Toute entreprise doit disposer des informations nécessaires à la bonne conduite de son activité pour :

    • Faire valoir ses droits en cas de contentieux;
    • Répondre à ses obligations légales de conservation des archives.

    Contactez-nous

    Assurez la valeur probante de vos archives

    Centraliser vos documents engageants au sein d’un système d’archivage électronique (SAE) vous permet d’en assurer leur conservation sur le long terme et de les préserver de toute modification afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal, en cas de besoin.

    L’archivage électronique repose sur 4 piliers majeurs :
    – le respect de l’authenticité du document original;
    sa fiabilité;
    – son intégrité;
    – son exploitabilité dans le temps.

    Autant d’enjeux importants qui s’accompagnent de cadres réglementaires et normatifs spécifiques.

    S'assurer de la pérennité et de la sécurité des documents

    Deux services d'archivage différents pour vos documents numériques

    Banner Archivage électronique

    Système d’archivage électronique (SAE)

    Un SAE est un système d’information utilisant des moyens informatiques, des procédés cryptographiques et des processus organisationnels visant à préserver la sécurité (intégrité, disponibilité et confidentialité) mais aussi la traçabilité des archives électroniques pour les conserver de manière pérenne.

    Les objectifs :

    • Manager le cycle de vie de vos documents engageants, (records management)
    • Définir un plan de classement,
    • Gérer les règles de conservation,
    • Préserver leur intégrité et leur valeur juridique,
    • Conserver sur le long terme
    • Gérer les habilitations
    Banner coffre fort numérique

    Coffre-fort
    numérique

    Un coffre-fort numérique est un logiciel assurant le dépôt, le stockage, la consultation et l’élimination de documents numériques et assurant la préservation de ceux-ci.

    Il garantit la confidentialité de vos données et documents puisqu’il permet de restreindre l’accès à seulement un utilisateur.

    Les objectifs :

    • Pérenniser vos documents numériques
    • Stocker dans un espace certifié

    Considéré comme un composant du système d’archivage électronique, le cadre normatif du coffre-fort est différent de celui d’un système d’archivage électronique. Il est donc essentiel d’en tenir compte dans votre choix de solution, si vos enjeux sont légaux.

    Il ne faut pas confondre :

    Archivage numérique et sauvegarde électronique

    Cette dernière permet de conserver un document qui peut être modifié ou remplacé, elle n’a donc pas la même valeur juridique que l’original. Son rôle n’est pas de garantir la confidentialité et l’intégrité des documents, ni même de contrôler les accès aux documents.

    Un SAE et une GED

    Cette dernière aura pour principale mission de simplifier le traitement des documents mais ne sera pas en capacité légale d’apporter une valeur probante aux documents sauvegardés.

    Le SAE quant à lui a pour vocation de préserver la valeur juridique des documents engageants de votre entreprise au-delà de la durée de vie des systèmes producteurs, qu’ils proviennent de la GED ou d’autres applications.

    Xelians vous accompagne

    Quels types de documents sécuriser dans un SAE ?

    Le champ d’action d’un Système d’archivage électronique s’applique à tous les documents sensibles (contrat, accord, diagnostic…) dont l’état est figé, c’est-à-dire qui ne demande plus aucune modification.

    Ainsi ces documents sensibles et définitifs pourront être versés dans un Système d’Archivage Electronique afin de respecter le cycle de vie documentaire ou les durées de conservation légales.

    Conférence SAE Documation 2020
    Par exemple, un contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers devra être conservé 30 ans, un registre comptable 10 ans à partir de la clôture de l’exercice, 6 ans pour les éléments pouvant faire l’objet d’un contrôle de l’administration fiscale etc…

     

     

    Comment maîtriser sa gouvernance informationnelle ?

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    Capturer les flux métier engageants de votre Système d’Information

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    Garantir la valeur probatoire des documents dans la durée

    Consulter

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    Consulter facilement les documents, à tout moment de manière sécurisée

    Eliminer/Interopérer

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    Respecter le RGPD et manager le cycle de vie

    Pour aller + loin

    Les forces de Xelians

    Expertise

    45 ans d'expérience

     

    • Leader dans le traitement documentaire à 360°
    • Portefeuille varié de clients
      (Grands Groupe – PME – Professions libérales – Secteur public)
    • Interopérabilité des solutions

    Expérience optimale

    Complémentarité de nos offres

     

    • Chefferie de projet à 360°
    • Equipes d’experts pluridisciplinaires
    • Interopérabilité des solutions

    Interlocuteur unique

    De A à Z pour votre projet

     

    • Échanges simplifiés
    • Confiance
    • Proximité

    Adaptabilité

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    • Spécificités des besoins
    • Exigences sectorielles
    • Enjeux réglementaires

    Sécurité

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    • Confidentialité des archives
    • Hébergement des données sur le territoire français
    • Solutions et sites certifiés : ISO 27001 / HDS ; NF342 ; SIAF ; NF461…
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