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Gestion et conservation de vos documents papier

Afin d’optimiser la gestion de l’information au sein de votre entreprise, ARCHIVECO vous accompagne en construisant avec vous, selon votre organisation et vos besoins, une procédure d’archivage d’archivage de documents sur mesure.

Notre expertise en matière de gestion documentaire nous permet de vous apporter des solutions concrètes à vos problématiques de conservation des informations, selon des processus définis et modulables en fonction de votre contexte.

archivage-papier
 

Les différentes étapes de la procédure d’archivage de documents :

  • Etude personnalisée de votre fonds d’archives et de vos besoins (volume, typologie de documents, fréquence des recherches et consultations…)
  • Mise en place d’une procédure d’archivage de documents, avec une gestion en interne (inventaire réalisé par vos soins) ou dans nos locaux (inventaire réalisé par nos équipes)
  • Tri, classement et élimination des documents en fonction de vos choix et des durées légales de conservation en vigueur
  • Mise en conteneurs ARCHIVECO et codification selon votre plan de classement
  • Reprise de l’inventaire en ligne sur notre Espace Client sécurisé, pour un accès facile à l’ensemble de votre fonds d’archives
  • Prise en charge de vos archives, intégration et conservation dans nos locaux après un contrôle d’entrée et un enregistrement par code-barres
  • Mise à disposition de vos archives sur demande dans vos locaux dans un délai de 24 à 48h. Si vous souhaitez recevoir l’information par email ou fax, ce délai est réduit à 2h
  • La gestion par codes-barres garantit une totale traçabilité de votre fonds d’archives. Nous vous offrons ainsi un historique complet des mouvements concernant vos documents, consultable sur votre Espace Client dédié et sécurisé.
Astuce : Saisissez l'inventaire de vos archives directement à partir de la Matrice de saisie ARCHIVECO !

A l’issue de leur durée de conservation légale, nous prenons en charge la destruction des archives arrivées à date de péremption sous votre autorité et vous fournissons un certificat de destruction.

Les demandes de restitutions et destructions d’archives peuvent être validées directement depuis votre Espace Client par les personnes contractuellement habilitées.

Aussi, pour vous garantir un haut niveau de qualité de service, l’ensemble de nos 27 sites de conservation respectent des normes réglementaires et techniques strictes liées à la procédure d’archivage de documents.

NOS OFFRES

XELIANS EN QUELQUES CHIFFRES

  • 750 collaborateurs
  • 81 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2019
  • 11 000 entreprises et administrations clientes
  • 9000 kilomètres d’archives conservés et sécurisés (soit la distance Paris-Los Angeles)
EN SAVOIR +

Une équipe à votre service