La durée légale de conservation des documents RH
Dans une entreprise, les documents RH relèvent d’une importance capitale et une bonne gestion documentaire est essentielle pour mener les activités de la société sereinement. Mais ces papiers administratifs ont aussi une valeur juridique et doivent pouvoir servir de preuve en cas de conflit avec un employé (licenciement) ou d’un contrôle de l’inspection du travail, par exemple. C’est pourquoi vous devez impérativement respecter la durée légale de conservation des documents RH.
Afin ne pas faire d’impair, voici la liste complète de la durée légale de conservation des documents RH, en fonction de leur nature :
- Sont à garder pendant 5 ans minimum : les bulletins de paie, le registre unique du personnel (durant tout son salariat, puis pendant les 5 ans suivant son départ), les contrats de travail et avenants, les observations, mise en demeure de l’inspection du travail et contrôle du CHSCT, les déclarations d’accident du travail et tous les documents relatifs au contrôle par la sécurité sociale et régimes de retraite.
- Sont à garder pendant 3 ans minimum : les documents relatifs aux charges sociales et taxes sur les salaires, la comptabilisation des jours de travail (pour les salariés sous forfait).
- Sont à garder pendant 1 an minimum : la comptabilisation des heures de travail, astreintes et compensations de chaque salarié.
- Sont à garder pendant une durée Illimitée : tous les documents relatifs à la carrière du personnel et notamment les relevés de salaires annuels ou heures CPF.
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Documents RH
| Type de document | Durée légale de conservation |
| Bulletin de paie | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Contrats de travail Documents liés aux salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte… |
5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail Vérification et contrôle du CHSCT |
5 ans |
| Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
| Documents nécessaires à la reconstitution des carrières du personnel, notamment les relevés de salaires annuels, détaillés mois par mois | Illimitée |
| Tous les documents nécessaires à l’exercice du contrôle par la Sécurité Sociale | 5 ans |
