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Vos questions les plus fréquentes

Pourquoi faire appel à un prestataire pour la conservation de mes documents ?

Chaque jour, vous produisez un nombre important de documents qu’il vous faut conserver. Leur utilité peut être quotidienne ou ponctuelle pour votre activité et le cadre législatif vous contraint à conserver un grand nombre de documents. L’archivage est donc essentiel pour répondre à différents besoins :

Faire appel à un prestataire qualifié pour traiter vos archives, c’est vous assurer que vos documents seront pris en charge par un spécialiste qui les conservera et les préservera dans le temps.

Pourquoi ne pas archiver mes documents directement dans mes propres cartons/armoires ?

L’archivage est plus qu’une simple prestation d’entreposage et de stockage. Lorsque nous prenons en charge vos documents, nous réalisons un inventaire, traçons vos archives et les préservons dans l’un de nos sites de conservation sécurisé et dédié. Cela vous permet, en cas de besoin, de retrouver rapidement et facilement vos informations. Stocker vos documents dans vos armoires ou vos cartons, c’est courir le risque de les détériorer et de ne pas les retrouver en cas de besoin. Ce qui peut à terme entrainer un manque à gagner de temps et d’argent.

Dois-je ranger mes archives ou les reconditionner avant l’intervention d’ARCHIVECO ?

Non, nous prenons en charge vos archives en l’état. Nous créons ensuite avec vous un plan de classement pour faciliter l’inventaire de vos documents et les conditionnons pour les préserver. Vos recherches et demandes de réintégration sont ainsi plus faciles et rapides.

Mes archives sont déjà inventoriées et conditionnées dans mes propres conteneurs. Puis-je les confier ainsi à ARCHIVECO ?

Oui, nous pouvons reprendre votre inventaire à l’identique. ARCHIVECO stockera dans ses entrepôts vos conteneurs.

Où puis-je trouver la matrice de saisie ARCHIVECO ?

Il vous suffit de cliquer directement ici pour la télécharger.

Dois-je effectuer la destruction des archives périmées avant l’intervention d’ARCHIVECO ?

Non, pas nécessairement. Nous définissons ensemble, en accord avec votre organisation et les réglementations en vigueur sur les durées légales de conservation, les documents que vous souhaitez détruire. Nous nous chargeons ensuite de cette procédure en vous fournissant une attestation et un certificat de destruction sur simple demande.

Puis-je effectuer moi-même certaines prestations ?

Oui, nous pouvons limiter notre intervention selon vos besoins. Par exemple, nous pouvons effectuer uniquement la livraison des conteneurs et mettre en place une procédure d’archivage afin que vous le réalisiez en interne. Vous pouvez définir en amont votre inventaire et nous le transmettre. Vous pouvez également effectuer par vos propres soins le transport de vos archives vers nos entrepôts.

Une fois mes archives stockées et gérées par ARCHIVECO, que me reste-t-il comme outil de suivi de mes archives ?

A l’issue de la prise en charge de vos archives, nous vous remettons une copie de leur inventaire. Ce dernier peut se présenter sous forme papier ou numérique, selon votre souhait. Vous pouvez également consulter votre inventaire et le suivi de vos archives gratuitement, 24h/24, sur votre Espace Client ARCHIVECO.

Comment récupérer un document archivé et sous quels délais ?

Pour récupérer un document archivé, il vous suffit d’effectuer la demande sur votre Espace Client ARCHIVECO, par email ou par fax. Le délai de recherche et de livraison est compris entre 24 et 48 heures. Vous pouvez venir consulter vos documents sur place sur demande et nous pouvons également vous transmettre la copie sous format numérique (PDF accessible par lien FTP envoyé par email).

J’ai une urgence : je dois récupérer mes archives au plus vite, est-ce possible ? Quels sont les délais ?

Conscient de vos problématiques, nous pouvons vous livrer dans la journée. Nous mettons tout en œuvre pour répondre à vos demandes et satisfaire vos besoins dans les meilleurs délais. Aussi, nous pouvons vous les transmettre sous format numérique sous deux heures.

Pourquoi faire appel à un prestataire pour numériser mes documents ?

La numérisation de vos documents effectuée par un prestataire vous offre plusieurs avantages dont les principaux :

Comment puis-je déterminer la validité de mon projet de numérisation ?

Nous mettons en place un « pilote » pour chaque projet de numérisation. Cette phase de test nous permet d’identifier le processus global de numérisation à mettre en place afin de pouvoir l’ajuster en fonction de vos besoins.

Quels types de documents puis-je numériser ?

Nous prenons en charge :

Puis-je faire numériser mes documents dans mes locaux ?

Nous privilégions l’externalisation de la numérisation pour différentes raisons :

La numérisation in situ est proposée ponctuellement pour des documents « sensibles » (état civil, dossiers confidentiels, documents précieux, …). Une de nos équipes dédiées, soumise au secret professionnel, se déplace avec le matériel de numérisation pour traiter vos documents dans vos locaux.

Puis-je faire numériser une partie seulement de mes documents ?

Oui, bien évidemment. Nous vous proposons plusieurs solutions de numérisation :

Vous pouvez à tout moment opter pour l’une ou l’autre de ces solutions.

Dois-je ranger et envoyer moi-même mes documents ou dossiers pour les faire numériser ?

Nous pouvons tout à fait prendre en charge vos documents en l’état, les classer, les conditionner et les acheminer jusqu’à l’un de nos sites de numérisation sécurisée.

Une fois mes documents numérisés, comment puis-je les consulter ?

Nous mettons vos documents numérisés à votre disposition selon vos besoins et vos demandes :

Que deviennent mes documents papier une fois numérisés ?

Une fois vos documents numérisés, différentes solutions s’offrent à vous. Nous pouvons les conserver dans l’un de nos 27 sites d’archivage sécurisés pour ainsi assurer leur préservation ou vous les restituer.

Pourquoi choisir ARCHIVECO pour la gestion de mes archives, données, documents…?

Forts de plus de 30 ans d’expérience auprès de 6 000 clients de tous secteurs d’activité, nous pouvons nous adapter à vos contraintes et définissons avec vous vos besoins, en amont de toutes prestations. Avec 27 sites de conservation répartis sur l’ensemble du territoire national, nous vous offrons des solutions adaptées et personnalisées, selon votre organisation et vos besoins en matière de gestion documentaire. Propriétaire de la quasi-intégralité de nos sites de conservation, nous assurons la sécurité et la traçabilité de vos archives grâce aux codes-barres, à la codification des caisses-archives et à l’inventaire, le tout défini avec vous. Des équipes performantes et efficaces, soumises au secret professionnel, assurent la qualité de la prestation réalisée dans vos locaux et son suivi. L’Espace Client ARCHIVECO, développé par nos services, gratuit et accessible 24h/24, vous permet :

Soucieux de vous satisfaire, nous réalisons chaque année une enquête de satisfaction qui nous permet d’améliorer sans cesse nos prestations. A ce jour, 98%[1] des clients interrogés se disent satisfaits ou très satisfaits de notre qualité de service et de nos offres.

ARCHIVECO intervient-il sur toute la France ?

Oui, nous intervenons partout où vous en avez besoin. Nos 27 sites de conservation, répartis sur l’ensemble du territoire national, nous permettent de vous offrir une prestation de proximité adaptée à votre situation géographique.

Quels sont les délais d’intervention d’ARCHIVECO ?

En fonction de la prestation choisie, nous intervenons dans vos locaux sous 48 heures.

Quels types de supports puis-je vous confier ?

Nous conservons divers types de supports :

Qui est chargé du transport des rotations de nos sauvegardes ?

Le transport des rotations est assuré par notre personnel et notre propre flotte de véhicules. Nos équipes sont soumises à la confidentialité et au secret professionnel.

Mes supports sont-ils en sécurité ?

Vos supports sont conservés dans nos locaux, spécialement adaptés à cet effet. Ils disposent de nombreuses protections :

Comment assurez-vous la traçabilité de mes archives ?

La protection de vos données et de vos archives est notre priorité. L’ensemble des mouvements de vos archives sont tracés par suivi code-barres. Nous sommes donc en mesure de connaitre l’emplacement exact de vos documents à tout moment. Dans votre Espace Client ARCHIVECO, vous pouvez également visualiser rapidement l’état de vos archives (en stock, sortie pour recherche…).

Comment les risques sont-ils couverts par les assurances ?

ARCHIVECO dispose de deux assurances : une assurance dépositaire et une assurance responsabilité civile.

Comment suis-je certain de la sécurité et de la confidentialité de mes archives ?

Notre métier est de conserver en toute confidentialité les archives qui nous sont confiées et de les restituer en l’état. Pour cela, nous avons mis en œuvre les méthodes et installations techniques réputées les plus efficaces (personnel soumis au secret professionnel, codification des caisses-archives,  stockage aléatoire des caisses-archives, sécurité anti-intrusion et anti-incendie des entrepôts). En tant que prestataire de confiance, notre priorité est de conserver et de préserver au mieux vos données.

Vous avez une question et vous ne trouvez pas la réponse dans cette rubrique ? Interrogez-nous, nous vous répondrons dans les plus brefs délais !


[1] Sur un panel de plus de 1 000 utilisateurs de près de 600 entreprises différentes

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