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Durées légales de conservation

Chaque document créé ou reçu par une entreprise ou une administration, dans l’exercice de son activité, doit respecter des durées minimales de conservation. Ces délais de prescription varient en fonction de la nature des documents à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent. Durant ces périodes, des contrôles à posteriori peuvent être menés par les instances compétentes.

Documents commerciaux

Type de document Durée légale de conservation
Contrat commercial
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120€)
5 ans
10 ans
Bulletin de commande 5 ans
Bon de livraison 5 ans
Correspondances envoyées ou reçues 5 ans
Garanties pour les biens ou services fournis au consommateur 2 ans
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque…) 5 ans à partir de la fin de protection

 

Documents comptables

Type de document Durée légale de conservation
  • Livre et registre
  • Facture client
  • Facture fournisseur
  • Compte annuel
10 ans à partir de la clôture de l’exercice

 

Documents juridiques

Type de document Durée légale de conservation
  • Originaux d’actes sous seing-privé
  • Contrats d’entente
  • Contrats d’assurance
Illimitée

 

Documents fiscaux

Type de document Durée légale de conservation
Impôt sur le revenu et sur les sociétés 6 ans
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC)
Bénéfices non commerciaux (BNC)
Bénéfices agricoles (BA) en régime réel
6 ans
Impôts sur les sociétés à responsabilité limités 6 ans
Impôts directs locaux 6 ans
Cotisation foncière des entreprises 6 ans
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et assimilées, taxe sur les conventions d’assurance…) 6 ans

 

Documents liés à votre société

Type de document Durée légale de conservation
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association 5 ans
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société 5 ans
Rapport du gérant ou du conseil d’administration
Rapport des commissaires aux comptes
3 derniers exercices
Registres de procès-verbaux Illimitée
Registres de transfert Illimitée
Carnets à souches des titres sociaux Illimitée
Livres d’inventaires Illimitée

 

Documents RH

Type de document Durée légale de conservation
Bulletin de paie 5 ans
Registre unique du personnel 5 ans
à partir du départ du salarié
Contrats de travail
Documents liés aux salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte…
5 ans
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires 3 ans
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait 3 ans
Comptabilisation des horaires des salariés des heures d’astreinte et de leur compensation 1 an
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail
Vérification et contrôle du CHSCT
5 ans
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie 5 ans
Documents nécessaires à la reconstitution des carrières du personnel, notamment les relevés de salaires annuels, détaillés mois par mois Illimitée
Tous les documents nécessaires à l’exercice du contrôle par la Sécurité Sociale 5 ans

 

Documents techniques

Type de document Durée légale de conservation
  • Plans d’usines
  • Plans de machines
  • Collections commerciales
Illimitée

 

Documents liés au Code de l’Environnement

Type de document Durée légale de conservation
Obligations financières liées à la réparation des dommages causés à l’environnement par les installations, travaux, ouvrages et activités 30 ans

 

Documents liés à l’Administration des douanes

Type de document Durée légale de conservation
Tous les documents relatifs aux opérations intéressant cette Administration 3 ans

 

Source : legifrance.gouv.fr

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