Durées légales de conservation
Chaque document créé ou reçu par une entreprise ou une administration, dans l’exercice de son activité, doit respecter des durées minimales de conservation. Ces délais de prescription varient en fonction de la nature des documents à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent. Durant ces périodes, des contrôles à posteriori peuvent être menés par les instances compétentes.
Documents commerciaux
Type de document | Durée légale de conservation |
Contrat commercial Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120€) |
5 ans 10 ans |
Bulletin de commande | 5 ans |
Bon de livraison | 5 ans |
Correspondances envoyées ou reçues | 5 ans |
Garanties pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque…) | 5 ans à partir de la fin de protection |
Documents comptables
Type de document | Durée légale de conservation |
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10 ans à partir de la clôture de l’exercice |
Documents juridiques
Type de document | Durée légale de conservation |
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Illimitée |
Documents fiscaux
Type de document | Durée légale de conservation |
Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC) Bénéfices non commerciaux (BNC) Bénéfices agricoles (BA) en régime réel |
6 ans |
Impôts sur les sociétés à responsabilité limités | 6 ans |
Impôts directs locaux | 6 ans |
Cotisation foncière des entreprises | 6 ans |
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et assimilées, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans |
Documents liés à votre société
Type de document | Durée légale de conservation |
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association | 5 ans |
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société | 5 ans |
Rapport du gérant ou du conseil d’administration Rapport des commissaires aux comptes |
3 derniers exercices |
Registres de procès-verbaux | Illimitée |
Registres de transfert | Illimitée |
Carnets à souches des titres sociaux | Illimitée |
Livres d’inventaires | Illimitée |
Documents RH
Type de document | Durée légale de conservation |
Bulletin de paie | 5 ans |
Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
Contrats de travail Documents liés aux salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte… |
5 ans |
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
Comptabilisation des horaires des salariés des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an |
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail Vérification et contrôle du CHSCT |
5 ans |
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans |
Documents nécessaires à la reconstitution des carrières du personnel, notamment les relevés de salaires annuels, détaillés mois par mois | Illimitée |
Tous les documents nécessaires à l’exercice du contrôle par la Sécurité Sociale | 5 ans |
Documents techniques
Type de document | Durée légale de conservation |
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Illimitée |
Documents liés au Code de l’Environnement
Type de document | Durée légale de conservation |
Obligations financières liées à la réparation des dommages causés à l’environnement par les installations, travaux, ouvrages et activités | 30 ans |
Documents liés à l’Administration des douanes
Type de document | Durée légale de conservation |
Tous les documents relatifs aux opérations intéressant cette Administration | 3 ans |
Source : legifrance.gouv.fr