Comment l’archivage électronique peut aider les entreprises à la mise en conformité au RGPD ?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) a été adopté par le parlement européen en Avril 2016 et est obligatoire pour les Etats membres depuis le 25 Mai 2018. Le RGPD permet aux particuliers de mieux contrôler leurs données personnelles et oblige les entreprises à assurer activement la conformité.

La loi prévoit une amende allant jusqu’à 20 millions d’euros pour les contrevenants ou jusqu’à 4% du chiffre d’affaires mondial annuel pour le responsable du traitement des données.

Ce règlement représente un réel bouleversement pour les entreprises et en  particulier sur la question de l’archivage des données des utilisateurs qui doit être plus transparent et nécessite une haute protection. Il a pour rôle de faire comprendre à vos clients la manière dont vous utilisez leurs données et leur donner la possibilité de les maitriser en toute simplicité. Dans ce contexte très réglementé, quelle place le Système d’archivage électronique (SAE) peut-il occuper au sein de votre organisation ?

Aujourd’hui vous êtes 52%* à penser que le RGPD aura des incidences sur la gestion des processus documentaires. C’est pour cette raison qu’il est essentiel pour les entreprises qui traitent des données personnelles d’avoir un service d’archivage compatible avec le RGPD :

  • La mise en place d’un système d’archivage Electronique (SAE) vous permet de vous mettre en conformité rapidement et facilement avec le RGPD :En renforçant la sécurité de vos documents externalisés et la traçabilité de vos flux. (En vous appuyant notamment sur des partenaires NF Z42-013 et ISO 27 001)
  • En vous appuyant sur un produit NF Z42-013, seules les données réglementaires & nécessaires sont conservées. S’il y a lieu, les données arrivées à échéance maximum sont supprimées.
  • La traçabilité et l’horodatage exhaustif de tous les événements du SAE (demandes de communication, demandes de destruction, échéance, accès aux documents…) vous garantit de répondre pleinement aux exigences du RGPD.

Plus qu’un règlement, votre politique RGPD si elle est correctement mise en place constitue une plus-value pour votre entreprise et un engagement de transparence et de confiance vis-à-vis de l’utilisation des données de vos clients. Dans le cadre d’une gestion optimale de votre société, vous équiper d’un SAE vous assurera une gestion rigoureuse de vos données et vous permettra de gagner en efficacité et productivité. Envie d’approfondir sur ce sujet ? Découvrez cette infographie où nous traitons des différentes mesures à prendre en compte pour être conforme au RGPD.

 

*étude réalisée par Markess

 

Le rôle du système d’archivage électronique dans la mise en conformité au RGPD

Deux mois après la mise en place du RGPD, certaines entreprises sont encore loin d’être en conformité avec celui-ci. Comment traiter les données personnelles ? Quelles sont leurs durées de conservation ? Ces questions représentent des enjeux de taille pour votre société. Dans cette infographie découvrez comment un système d’archivage électronique peut aider votre entreprise à être conforme au RGPD.

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